Każdy pracodawca zobowiązany jest zapewnić zatrudnionym osobom bezpieczne, higieniczne i komfortowe warunki pracy. Regulacje prawne wyraźnie wskazują, czego powinien dopilnować i w jaki sposób zaadaptować pomieszczenia biurowe, aby wykonywanie obowiązków przebiegało sprawnie, a towarzyszące temu okoliczności nie stwarzały ryzyka wypadku. Najważniejsze z nich zostały omówione poniżej.

W pomieszczeniach biurowych należy zapewnić zarówno dopływ naturalnego światła, jak i doświetlić je oświetleniem sztucznym. Okna i świetliki, przez które wpada słońce, muszą być czyste. Dostępu do nich nie powinno nic ograniczać, aby można je było bezpiecznie umyć. Ważne też, żeby nie skraplała się na nich para wodna, a one same łatwo się otwierały i zamykały. Zaleca się zamontować w nich rolety lub żaluzje umożliwiające swobodne regulowanie natężenia światła.

Natomiast jeśli chodzi o oświetlenie sztuczne, najlepiej zastosować ogólne i punktowe. Wszelkie instalacje elektryczne muszą być wykonane zgodnie z przepisami, w sposób niezagrażający pracownikom, nawet w razie awarii. Natężenie światła trzeba dopasować do potrzeb – w zależności od stanowisk pracy powinno wynosić 500-200 lx. Co więcej, w sąsiadujących pokojach należy utrzymać je na podobnym poziomie, by uniknąć powstawania szkodliwych dla kondycji wzroku kontrastów.

Więcej informacji z zakresu usług BHP realizowanych przez Em-Partner znajdą Państwo w dziale usługi.

Każdemu pracownikowi trzeba zapewnić przynajmniej 13m³ wolnej przestrzeni i 2m² powierzchni podłogi (nie mogą na niej stać żadne sprzęty). Dojście do miejsca pracy musi być wygodne, bezpieczne i odpowiednio szerokie. Przejście powinno mieć min. 75 cm szerokości przy ruchu jednokierunkowym i 90 cm przy ruchu dwukierunkowym. Przy adaptacji pomieszczeń biurowych między monitorami zachowuje się 60-centymetrowe odległości, a tył każdego z nich odsuwa od pracownika na min. 80 cm. Pomieszczenie można podzielić na boksy za pomocą ścianek działowych. Do ich wykonania trzeba użyć wytrzymałych, odpornych na rozbicie materiałów albo odsunąć ściankę na tyle od pracownika, by w razie jej uszkodzenia nie odniósł obrażeń.

Pokoje pracownicze nie mogą się nadmiernie nagrzewać ani wychładzać. Panująca w nich temperatura powinna wynosić minimum 18°C. Optymalny komfort cieplny i wymianę powietrza można zapewnić w nich za pomocą klimatyzacji, mechanicznej wentylacji lub wentylacji z cyrkulacją powietrza. Aczkolwiek należy zadbać przy tym, by nawiewy nie były skierowane w stronę stanowisk pracowniczych, nie powodowały przeciągów, nie generowały nadmiernego hałasu ani nie doprowadzały do wyziębiania czy przegrzewania pomieszczeń. Filtry urządzeń muszą być czyste, pozbawione pyłów i szkodliwych dla zdrowia drobnoustrojów, które byłyby wdmuchiwane do pomieszczeń wraz z powietrzem.

Stanowisko pracy musi być dobrze oświetlone, suche, czyste i przystosowane do użytku zgodnie z zasadami BHP. Należy zapewnić w nim optymalną temperaturę, wentylację i zabezpieczyć je przed szkodliwymi lub uciążliwymi czynnikami chorobotwórczymi. W razie niejasności, problemów ze zrozumieniem wytycznych albo kłopotów z dostosowaniem pomieszczeń do wymogów warto skorzystać z pomocy profesjonalnych firm świadczących usługi BHP.

Przepisy wyraźnie określają, że pokoje biurowe nie mogą znajdować się w suterenach (istnieje kilka wyjątków od reguły) i nie mogą mieć mniej niż 3 m wysokości. Wyjątek stanowią wnętrza posiadające klimatyzację lub takie, gdzie pracują nie więcej niż 4 osoby, z których każda ma do dyspozycji 15 m³ wolnej kubatury – w takim wypadku strop może być nieco niższy (maks. o 50 cm). Natomiast w biurach tworzonych na poddaszach wysokość pochyłego sufitu w najniższym punkcie powinna mieć min. 190 cm. Należy dodać, że regulacje prawne wyraźnie zakazują zamykania na klucz drzwi zakładu, gdy na jego terenie przebywają ludzie. Aby zapobiec wejściu na jego teren osobom niepowołanym, należy zainstalować drzwi blokowane w inny sposób niż kluczem np. od wewnątrz (wtedy w razie zagrożenia pracownicy będą mogli bez trudu wyjść z firmy).