Rząd systematycznie wprowadza kolejne zmiany w Kodeksie Pracy. Wybrane z nich dotyczą także zasobów ludzkich. Część z nich już zaczęła obowiązywać, inne z kolei wejdą w życie już niedługo. Jakie zmiany czekają obszar kadrowo-płacowy w 2018 roku?

Na każdym pracodawcy ciąży obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej i przechowywania jej przez czas określony w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Prowadzeniem akt nie musi zajmować się osobiście, równie dobrze może skorzystać z outsourcingu kadr i płac, zwłaszcza jeśli jego wiedza w zakresie HR jest niewystarczająca lub nie chce marnować czasu na zajmowanie się formalnościami. A tych trzeba dopełnić sporo.

Co zaś tyczy się samych zmian – skróceniu uległ okres przechowywania akt pracowniczych liczony od momentu ustania stosunku pracy. Od nowego roku wynosi on 10, a nie 50 lat, tak jak to było dotychczas. Udogodnienie niesie jednak ze sobą pewne konsekwencje. Otóż przedsiębiorca musi systematycznie przekazywać do ZUS-u informacje niezbędne do przyznania i obliczenia wysokości świadczenia emerytalnego albo rentowego. Poza tym zobowiązany jest do wydania rozszerzonego świadectwa pracy stanowiącego podstawę do uzyskania przez pracownika świadczenia. Krótszy czas przechowywania dokumentów obejmuje wyłącznie osoby przyjęte do pracy po 1 stycznia 2018 r. W przypadku pracowników zatrudnionych od 1999 r. pracodawca sam decyduje, czy chce pozostać przy starym systemie, czy korzystać z nowego.

Ale to nie wszystko. Projekt zakłada też elektronizację dokumentacji pracowniczej, co ma ułatwić i przyspieszyć jej archiwizację. Oczywiście dokumenty tworzone bezpośrednio w systemie, w wersji cyfrowej, zachowują pełnię swojej mocy prawnej dzięki elektronicznym podpisom. Może je przygotowywać zarówno pracodawca, jak i firma świadcząca usługi outsourcingu płac, z której pomocy korzysta.

Więcej na temat obsługi kadr i płac przeczytają Państwo z zakładce kadry i płace. Nowy ład

Jeszcze do niedawna przedsiębiorcy musieli każdą ze składek odprowadzanych do ZUS-u przelewać na osobne konto. Od 1 stycznia 2018 r. każdy z nich posiada unikatowy numer rachunku bankowego, na który wpłaca wymaganą kwotę, a później ZUS zajmuje się jej rozdzieleniem. Rozwiązanie upraszcza cały proces i ogranicza do minimum formalności po stronie właściciela firmy.

Od lipca br. lekarze będą wystawiali zwolnienia lekarskie wyłącznie w formie online, które w dalszej kolejności trafią na indywidualny profil pracodawcy, założony na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Dzięki temu zarówno przedsiębiorca, jak i urzędnicy ZUS-u, zostaną od razu powiadomieni o wynikającej z choroby nieobecności zatrudnionego. Nowe przepisy mają zwiększyć kontrolę nad zwolnieniami i ograniczyć ich nadużywanie.

Unia Europejska zaostrzyła prawo dotyczące ochrony danych osobowych. Od 25 maja 2018 r. osoby fizyczne zyskają szerszy wgląd w swoje dane przetwarzane przez firmy, kontrahentów i przedsiębiorców. W razie potrzeby mogą zażądać od podmiotów, którym je udostępniły, szczegółowych informacji na ich temat czy usunięcia z bazy. Regulacje prawne nakazują zbierać personalia w systemie odpowiadającym konkretnemu zapotrzebowaniu, więc każdy przedsiębiorca musi wdrożyć taki w firmie.